Международный секретариат G-Global г.Нур-Султан, ул.Темирказык, 65, офис 116 тел.: 7(7172) 278903

Бороздов Игорь 

(СКГУ им. М. Козыбаева)

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Актуальность данной темы заключается в необходимости оптимизировать процесс отправки уведомлений, так как ручная отправка приводила к большим временным затратам. В соответствии с законом Республики Казахстан «О государственной статистике» предприятия обязаны отчитываться в органы статистики. Непредставление первичных статистических данных в срок влечет за собой штраф, в связи, с чем органами статистики проводятся мероприятия по уведомлению респондентов о необходимости сдачи отчетности в определенный срок. Для этих целей служит предупреждение предприятий попавших в выборку по определенной форме и уведомление ответственного лица о необходимости сдачи отчета, в устной форме, а так же для уведомления предприятий используется электронная рассылка уведомления посредством электронной почты.

При рассылке уведомлений много времени уходит на ручную проверку адресов, на корректность, ответственный за рассылку этих уведомлений вынужден просматривать каждый адрес. Такой подход был возможен только в случае если рассылку нужно сделать небольшому количеству предприятий и делает его невозможным в случае очень большого количества адресов. Но, даже проверив все адреса, бывают ситуации, что письма все равно не уходили. Причиной этого были символы кириллицы, которые невозможно отличить от латинских символов проверяя вручную. Это и послужило причиной необходимости оптимизации данного процесса.

Уведомление предприятий очень важно для показателей отчетности за определенный период. Для уведомления предприятий экономистами органов статистики подготавливаются следующие документы:

  • реестр рассылки;
  • документ-уведомление.

Реестр рассылки – содержит список электронных адресов предприятий, которые необходимо уведомить о необходимости сдачи отчета. Реестр оформляется по определенным стандартам, установленным Комитетом по статистики Республики Казахстан. Документ-уведомление – содержит текст уведомления предприятий и включает в себя:

  • информацию о сроках;
  • название статистической формы;
  • общие положения закона Республики Казахстан «О государственной статистике» в случае непредставления первичных статистических данных в срок;
  • контактные данные экономиста ведущего данную статистическую форму.

По каждой из существующих статистических форм есть свой каталог предприятий, который постоянно обновляется. За каждой из форм закреплен ответственный экономист, который формирует вышеперечисленные документы.

Существуют несколько отделов, каждый из которых, ответственен за определенную область. У каждого из этих отделов существуют свои отчеты. В зависимости от деятельности предприятия, для него формируется свой список отчетов необходимых к сдаче. В каждом из отчетов существует обязательное к заполнению поле - электронная почта. Уже на этапе заполнения могут возникнуть ошибки в синтаксисе электронного адреса. Отчет сдается в отдел «Одно окно» и после этого отчеты передаются в соответствующий отдел, где их проверяет ответственный экономист. После проверки отчетов, они передаются в отдел ввода и обработки, где операторы, с помощью специализированных программ вводят данные отчета в базу данных. На этом этапе так же могут возникнуть ошибки в правильности набора электронного адреса. После завершения ввода, отдел ввода и обработки, с помощью функций специализированного ПО, делает выгрузку данных, и эти данные передаются обратно в отдел. Перед наступлением очередного отчетного периода, экономисты отдела делают выборку предприятий, которые должны отчитаться, формируется список таких предприятий вместе с отделом регистров, так как этот отдел располагает информацией об актуальных предприятиях. Этот список содержит наименование предприятия и его электронный адрес. Таким образом, в электронных адресах предприятий могут быть ошибки. Этот список вместе с письмом, передается оператору, ответственному за рассылку электронных писем.

Необходимость в автоматизации процесса уведомления предприятий возникла в результате больших временных затрат на обработку запросов от экономистов на отправку уведомлений предприятиям. Много времени уходило на ручную проверку адресов на корректность, ответственный за рассылку этих уведомлений был вынужден просматривать каждый адрес. Такой подход был возможен только в случае, если рассылку нужно сделать небольшому количеству предприятий и делает его невозможным в случае очень большого количества адресов. Но, даже проверив все адреса, бывают ситуации, что письма все равно не уходят. Причиной этого были символы кириллицы, которые невозможно отличить от латинских символов проверяя вручную. Еще одной причиной послужила необходимость создавать реестры рассылки - каждый адрес необходимо было перечислять через запятую, только в таком случае, программы или онлайн сервисы выполняющие отправку писем, использующиеся в этом предприятии, могли отправить одно и то же письмо на несколько адресов.

В связи с необходимостью автоматизации процесса, была разработана программа которая решает вышеперечисленные проблемы. Перейдем к рассмотрению этой программы и ее интерфейса.

Главное окно

В главном окне расположены основные элементы управления программой. В левой части окна расположены кнопки управления исходными данными, которые загружаются в поле «Реестр». После загрузки данных, над данными можно произвести следующие действия:

  • копировать – копирует все данные в левом поле в буфер обмена;
  • вставить – вставить данные из буфера обмена;
  • очистить – очистить поле исходных данных;
  • сменить регистр – переводит в нижний регистр исходные адреса;
  • подготовит – подготавливает исходные данные, состоит из четырех этапов: удаление лишних пробелов, расстановка адресов по строчкам, авто замена, удаление дублей;
  • проверить – проверяет все адреса на ошибки;
  • открыть – открыть ранее сохраненные данные;
  • сохранить – сохранить данные в файл.

В правой части расположены кнопки управления результатами обработки данных. Включает в себя следующие функции:

  • копировать – копирует все данные в правом поле в буфер обмена;
  • вставить – вставить данные из буфера обмена;
  • очистить – очистить поле результатов обработки;
  • вернуть – преобразует результат в исходный реестр;
  • отправить – создание шаблона письма и авто рассылка этого письма;
  • открыть – открыть ранее сохраненные данные;
  • сохранить – сохранить данные в файл.

В нижней панели расположены элементы управления, с помощью которых можно указать количество адресов в одном реестре. Пометив включатель «Разбить» и указав количество адресов, можно разбить адреса по указанному количеству адресов. С помощью кнопки «Создать» запускается функция создания реестра, результат обработки будет отображен в правой части окна.

1 Главное окно

Рисунок 1 Главное окно программы

Подготовка данных

Подготовку данных можно запустить в главном окне, после подготовки будет показано уведомление о результатах обработки, в нем отражено количество дублей, уникальных электронных адресов, сколько замен было произведено в адресах. В процессе работы данной функции используется справочник авто замены. Он содержит список известных программе исправлений. Справочник можно пополнять с помощью соответствующих функций.

2 Количество исправлений

Рисунок 2 Уведомление о результатах подготовки

Так же пользователю будет предложен отчет обработки данных. В этом окне, в левой части перечислены все исправления. В правой части указаны все найденные дубли и номер строчки, где дубль был найден. 

3 Отчет подготовки

Рисунок 3 Отчет подготовки данных 

Проверка на ошибки

Проверка на ошибки запускается в главном окне, в результате проверки будет показано окно содержащее список найденных ошибок. Данная функция найдет все те ошибки, которые не удалось исправить автоматически во время подготовки данных. В процессе работы данной функции используется справочник доменов. Если домен адреса не будет найден в списке известных программе доменов, то в список ошибок будет добавлена ошибка «неизвестный домен».

Список ошибок представлен в виде таблицы с указанием причины ошибки, ее тип, а так же в последнем столбце пользователь может выбрать действие над ошибкой. Для удобства пользователя есть возможность сортировки ишибок по указанному полю - по воврастанию или по убыванию. Кроме того есть возможность фильтровать ошибки по некоторым полям. Например есть возможность фильтровать список по типу ошибки указав ее тип в соответствующем поле. Такая фильтрация данных полезна при необходимости просмотреть только ошибки определенного типа.

Колонка действие служит для указания действия над ошибкой. Исправив все ошибки и указав действия над ними, необходимо нажать кнопку «Ок» для применения изменений.

4 Список ошибок

Рисунок 4 Окно списка ошибок

Рассылка писем

После исправления всех ошибок пользователь может отправить письма по этим адресам. В окне создания письма можно создать шаблон письма, который будет использоватся для каждого из писем. Достаточно создать шаблон письма и он будет использоваться для всех писем в рамках текущей рассылки. В данном окне можно указать имя отправителя, которое является необязательным. Поле обязательное для заполнения - это тема. Так же в этом окне можно указать прикрепляемые к письму файлы. В разделе «Настройки» пользователь может указать тип контента письма. Но указывать его необязательно, он определиться автоматически на основе содержимого письма. Полезна эта функция если письмо приходит неккорекным, пользователь может попытаться это исправить с помощью этой фукции. Последней из настроек является задержка между письмами. Задержка между письмами будет доступна только если в рассылке есть несколько реестров и необходима на случай, если сервис отправки письма не позволяет отправить больше определенного количества писем в определенный промежуток времени.

5 Окно отправки письма

Рисунок 5 Окно создания письма 

После создания шаблона начать процесс рассылки писем можно с помощью кнопки «Отправить». Появиться окно в котором будет отражен прогресс отправки. В журнал работы будет добавляться текущее событие процесса отправки. После каждой успешной отправки, создается новая запись в справочнике отправленных писем.

6 Успешная отправка

Рисунок 6 Окно отправки письма

Функция переотправки писем доступна в случае неудачной отправки письма.

7 Неудачная отправка

Рисунок 7 Неудачная отправка

В исходные данные будет загруженны только те адреса, попытка отправить которые не удалась по какой-либо причине. При этом реестр изменится с основного, на ошибки. Перкелючаться между ними можно с помощью выпадающего списка. После этого можно заново проверить адреса на ошибки, создать новый список рассылки и воспользоваться функцией отправки. При этом, шаблон письма будет сохранен и его не нужно будет создавать заново.

8 Переотправка

Рисунок 8 Переотправка писем

Справочники

В процессе подготовки исходных данных, все автоматические исправления будут добавленны в специальную таблицу. Так же таблица заполняется и теми исправлениями, которые пользователь внес в окне ошибок. Пользователь имеет возможность экспортировать эти данные в Excel, а так же в данном окне можно выбрать исправления, которые пользователь хочет добавить в справочник авто замены. Для выбора исправления в списке служит кнопка «Включить», для исключения из списка - «Исключить». После завершения выбора, пользователь может добавить эти исправления в справочник, с помощью кнопки «Добавить».

9 Список исправлений

Рисунок 9 Список исправлений

Пополнять и редактировать справочник доменов пользователь может в специальном окне. В процессе проверки на ошибки этот справочник используется для поиска известных доменов. В случае если домен будет не найден в справочнике, то в список ошибок будет добавлена новая ошибка с формулировкой «Неизвестный домен».

10 Справочник доменов

Рисунок 10 Справочник доменов

Окно «Авто замена» позволяет редактировать справочник авто замены. Таблица содержит три колонки, в последней колонке указано место где стоит искать и заменять ошибку. Существует три типа исправления, обусловленных их расположением в адресе:

  • адрес;
  • домен;
  • полностью.

Все исправление с меткой «Адрес» будут искаться в части адреса электронной почты, расположенной до собачки. Все доменные исправления проверяют на соответствие домена текущего адреса из списка и заменяет его, если они соответствуют. Тип исправления «Полностью» проверяет на соответствие весь адрес, при подготовке адресов на этапе авто замены этому типу авто замены отдается приоритет и только в случае если варианта исправления не было найдено, программа продолжит искать используя другие типы исправления.

11 Справочник авто замены

Рисунок 11 Справочник авто замены

Редактировать справочник отправителей можно с помощью окна программы «Отправители». Этот список используется при создании шаблона письма и после успешной отправки данные об отправителе попадают в список отправленных писем.

12 Справочник отправителей

Рисунок 12 Справочник отправителей

Просмотреть список отправленных писем можно в соответствующем окне. Пользователь может просматривать каждую запись, а так же имеет возможность искать в списке по определенному критери. Данный список необходим для подтверждения, что письмо было отправленно в нужное время.

13 Отправленные письма

Рисунок 13 Список отправленных писем

Настройки

Окно настроек можно вызвать в главном окне программы. Оно состоит из пяти разделов. В первом разделе перечисленны общие настройки. В нем можно настроить запуск программы вместе с Windows, а так же повеждение программы при сворачивании.

14 Настройки 1

Рисунок 14 Общие настройки 

В следующем разделе можно настроить остлеживание появления файлов в указанной папке и временной интервал проверки. Для этого необходимо указать отслеживаемую папку с помощью кнопки «Обзор».

14 Настройки 2 1

Рисунок 15 Настройки отслеживания файлов 

Третий раздел позволяет настроить уведомления.

14 Настройки 3

Рисунок 16 Настройки уведомлений 

Четвертый раздел настраивается обработка файлов. В нем можно указать действия над файлами и папку их хранения. Действия над файлами происходят после успешной отправки всех писем.

14 Настройки 4 1

Рисунок 17 Настройки действия над файлами 

В последнем разделе можно указать настройки электронной почты. Такие как логин и пароль электронного ящика, с которого будет вестись рассылка, хост и порт сервиса отправки письма, имя отправителя и общий шаблон для писем, который будет использоваться при создании нового письма.

14 Настройки 5

Рисунок 18 Настройки электронной почты 

Анализ экономии времени

Для того, чтобы рассчитать экономический эффект для проекта необходимо определить на сколько уменьшилось время выполнения функций, которые автоматизировали. Для определения экономии времени используется один из методов изучения затрат рабочего времени, то есть метод хронометража.

Хронометраж - это способ изучения временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению. Хронометраж позволяет провести «инвентаризацию» и «аудит» времени.

При подготовке к хронометражу устанавливается необ­ходимое количество наблюдений. Из математической статистики известно, что количество наблюдений, необходимое для получения среднего значения случайной величины, зависит от вариации ее значе­ний, определяемой дисперсией или другими показателями. До­статочно точная оценка вариации может быть установлена лишь по данным наблюдений. Поэтому на этапе подготовки к проведению хронометража используются нормативные оценки вариации для различных производственных условий.

Первым действием составляем наблюдательный лист (базовый) на основе выполнения операции ручным способом. Например, рассмотрим на основе запроса информации о сотруднике на предприятии 

Таблица 1

Наблюдательный лист (базовый)

Элементы операций
Номера наблюдений

1

2

3

4

5

1. Открываем файл.

0-1

0-1

0-1

0-1

0-1

2. Исправляем адреса.

0-17

0-30

0-40

0-21

0-52

3. Создаем реестр.

0-3

0-5

0-7

0-3

0-10

4. Отправляем письма по реестру

0-23

0-19

0-27

0-19

0-31

 

Для проверки правильности действия на основе первой таблицы построим хронометрические ряды и рассчитаем среднее время, затрачиваемое на одну операцию.

Таблица 2

Хронометражные ряды

Элементы операций
Номера наблюдений

1

2

3

4

5

Среднее время

1

1

1

1

1

1

1

2

17

30

40

21

52

32

3

3

5

7

3

10

5,6

4

23

19

27

19

31

23,8

Итого:

62,4

 

Рассчитаем коэффициент устойчивости по следующей формуле

1

где max – это максимальное значение в хронометрическом ряду, а
min - это минимальное значение в хронометрическом ряду.

К(уст.1)=1/1=1

К(уст.2)=52/17=3,1

К(уст.3)=10/3=3,3

К(уст.4)=31/19=1,6

Затем по среднему времени всех элементов операций рассчитаем норму времени по следующей формуле.

2

где Нвр – норма времени, час;

Нвр i – среднее время каждой элементов операций.

i - элемент операции.

Теперь нужно составить наблюдательный лист (проектный) выполнения операций на основе разработанной системы. И аналогично построим таблицу наблюдений и хронометражные ряды.

Таблица 3

Наблюдательный лист (проектный)

Элементы операций
Номера наблюдений

1

2

3

4

5

1. Открываем файл.

0-1

0-1

0-1

0-1

0-1

2. Исправляем адреса.

0-3

0-7

0-10

0-5

0-12

3. Создаем реестр.

0-1

0-1

0-1

0-1

0-1

4. Отправляем письма по реестру

0-11

0-7

0-12

0-10

0-14

 

Таблица 4

Хронометражные ряды

Элементы операций
Номера наблюдений

1

2

3

4

5

Среднее время

1

1

1

1

1

1

1

2

3

7

10

5

12

7,4

3

1

1

1

1

1

1

4

11

7

12

10

14

10,8

Итого

20,2

 

К(уст.1)=1/1=1

К(уст.2)=12/3=4

К(уст.3)=1/1=1

К(уст.4)=14/7=2

Для того чтобы сравнить разницу во временных затратах на выполнение операций оператором до внедрения системы и после введения составим диаграмму 1

диаграмма

Диаграмма 1 Различие времени выполнения операций

После внедрения данной системы этот процесс стал значительно проще и быстрее а экономия времени увеличилась в три раза. Достаточно загрузить список электронных адресов и с помощью соответствующих функций проверить их на корректность. Программа, найдя ошибки, выдаст их список, где можно будет их исправить. В данном списке будут только некорректные адреса, что избавляет от необходимости просматривать и другие адреса. А так же если в списке авто замены есть вариант исправления адреса, то он будет выполнен автоматически. После предварительной обработки адресов, можно одним нажатием кнопки создать реестр рассылки, вместо трудоемкой расстановки каждого адреса через запятую.

Партнеры G Global